VASKE-hanke: miksi ja mitä?

Ikääntyminen ilmiönä aiheuttaa sen, että väestön väestöllinen huoltosuhde heikkenee monessa kunnassa nopeasti: veronmaksajat vähenevät samaan aikaan kun vanhenevan väestön määrä ja palvelutarpeet kasvavat. Ilmiö aiheuttaa kuntatalouteen merkittävän haasteen jo tällä vuosikymmenellä (ks. Taulukko 1). VASKE-hanke vastaa haasteeseen yhdellä tavalla:  sen tavoitteena on luoda väljästi asuttujen kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden kehittämiseen uusi toimintojen kehittämis- ja arviointiväline logistisen optimoinnin ja skenaariotyöskentelyn avulla.

Taulukko 1.

Väestöennuste 2009 Väestöllinen (demografinen) huoltosuhde vuosina 2010 – 2040

(Väestöllinen huoltosuhde on alle 15-vuotiaiden ja 65+ vuotta täyttäneiden määrän suhde 15-64 -vuotiaiden määrään, Lähde: Tilastokeskus)

	2010	2020	2030	2040
Lieksa	62,4	101,8	137,1	130,6
Iisalmi	53,4	74,1	88,8	87,1
Kiuruvesi	64,6	83,2	100,9	99,5
Sonkajärvi	60,5	87,9	112,4	111,1
Vieremä	59,4	75,0	86,8	86,2
Pohjois-Karjala	54,2	73,9	88,4	86,1
Pohjois-Savo	54,3	71,8	84,7	84,1
Koko maa	51,6	65,4	73,0	7

Enemmän aikaa asiakkaan kotiin

VASKE-hankkeessa kotihoidon tuottavuutta lähestytään niin, että tuottavuuden ajatellaan kasvavan, kun kotona tapahtuvan asiakastyön määrää kyetään lisäämään. Asiakkaat yleensä toivovat enemmän aikaa ja palvelua, mitä kotihoito kykenee tuottamaan.  Tällä taas on suora yhteys henkilöstön työtyytyväisyyteen: hoitohenkilökunta on motivoituneempaa pystyessään vastaamaan asiakkaan tarpeisiin. Lisääntynyt tuottavuus mahdollistaa asiakastyön laadun kehittämisen. Tämä tapahtuu yhtäältä asiakastyön prosesseja sujuvoittamalla mm. aamupäivän ruuhkahuippuja tasaamalla hoitamalla oikeat asiakkaat oikeaan aikaan sekä toisaalta ns. välillisen työn määrää vähentämällä. Monissa tapauksessa kotihoidon henkilöstön välillisen työn määrä on selvästi varsinaista asiakastyötä suurempi. Välillinen työ kostuu tavallisimmin hyvin sirpaleisesta tehtävien kokonaisuudesta, pitäen sisällään mm. erilaisia valmistelutehtäviä, yhteydenpitoa, organisointia ja matkustusta. Yksi keino vähentää välillistä työtä ovat teknologiset ratkaisut esim. sähkölukkojen ja mobiililaitteiden käyttöönotto.

Lieksassa ja Ylä-Savossa kerättiin viime syksynä tietoa asiakaskäynneistä optimointia varten. Aineistosta käy ilmi hoitajan kunkin työvuoron aikana käymät asiakaskäynnit sekä näiden aikatiedot. Näistä tiedoista  koostettiin yhteenvetotiedot työvuorojen ja asiakaskäyntien määrästä, palvelu- ja ajoajasta sekä ajomatkasta. Optimoitujen tietojen mukaan välillisen työn osuus oli Lieksassa yhden viikon toteuma-aineiston perusteella 56 % ja Ylä-Savossa kahden viikon toteuma-aineiston perusteella 57 %. 

Logistinen optimointi kotihoidon kehittämisessä

Hankkeen kotihoidon kehittämistyössä  yhdistyy logistinen optimointi ja kotihoidon arjen näkökulma. Kehittämistyössä käytrtään apuna logistista optimointia vaihtoehtoisine skenaarioineen ja pilottialueiden eri toimijoista koostuvaa työpajatyöskentelyä. Logistisella optimoinnilla haetaan vaihtoehtoisia malleja tuottaa samalla resurssilla enemmän palveluja. Procomp Solutions Oy:n asiantuntija Olli Bräysyn mukaan työajan seurantaan perustuvan prosessioptimoinnin avulla voidaan nykyisellä henkilöstöllä löytää laskennallisesti lähes kolmannes asiakastyöhön käytettävää työpanosta lisää. Vaikka optimointi-ohjelma huomioi sekä asiakkaiden tarpeet, kunnan työntekijöiden osaamisen ja tietenkin maantieteelliset etäisyydet, kaikki tarvittava tieto ei ole mukana tietokoneanalyysissä. Työpajatyöskentely mahdollistaa tietokoneanalyysiin perustuvan tiedon ja arjen tiedon yhdistämisen. Skenaarioista on keskusteltava yhdessä eri osapuolien kanssa. Tässä hankkeessa keskustelu tapahtuu työpajoissa.

Edellä mainittu Lieksan ja Ylä-Savon optimointi tehtiin toteuma-aineistosta generoitujen perioidisuustietojen pohjalta, jotka sisältävät mm. kuinka monta kertaa viikossa ja minkä aikaikkunan sisällä perioidisten tilausten mukainen asiakaskäynti tulee tapahtua sekä kuinka pitkä palveluaika on. Näin saatiin selville perioidisten tilausten toistuvuus ja aikaikkunoiden koko. Perioidisten tilausten pohjalta suoritettiin kaksi eri laskelmaa aluejaon kanssa (tiimirajoilla) sekä ilman aluejakoa (ei tiimirajoja). Clients’ Finland Oy:n Jarno Väisänen totesi optimointituloksista, että niissä on kiinnostavaa optimoinnin tuottamat vinkit, mistä hyötyjä kannattaisi lähteä etsimään. Optimointi näyttäisi osoittavan, että tiimirajojen poistaminen tuottaa mahdollisuuden uudelleen ohjata kotihoidon resursseja.  Optimointi tsuoritettiin työvuoropohjaisesti, ei kilometripohjaisesti. Työvuorot vähenivät 8,3 % (tiimirajoilla) ja 17,8 % (ilman tiimirajoja).

Hankkeen kehittämistyön tavoitteena on ollut kotihoidon asiakastyön tehokkuuden parantaminen lisäämällä asiakkaan luona vietettävää aikaa. ja työntekijöiden kiireen tunteen vähentämistä. Tavoitteen saavuttamiseksi Lieksan kotihoito on kevään aikana tarkistanut ”aikakriittisesti” tiimien 1 ja 4 asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmat.  Tämä tarkoittaa aamupäivän asiakaskäyntien kriittistä tarkistamista ja siirtämistä muuhun aikaan; vain välttämättömimpien töiden tekemistä aamupäivän aikana. Uusi toimintatapa on jo aloitettu tiimeissä 1 ja 4, joista se levitetään tämän vuoden aikana myös muihin tiimeihin. Samalla on noussut esille ajatuksia pilottien kotihoidon kehittämiseen myös hankkeen jälkeen mm. Lieksassa teknologisten ratkaisujen hankkiminen välillisen työn vähentämiseksi ja pohdintaa siitä, mitä teknologian hankkiminen edellyttää kotihoidon prosesseilta.

Selvitys Kotihoitoa syrjäkyliin virka-ajan ulkopuolella

Sosiologian opiskelija Lilli Aini Rokkonen teki hankkeelle selvityksen, jossa pohditaan kotihoidon palvelujen järjestämistä syrjäseuduille virka-ajan ulkopuolella.Selvityksessä tuodaan esiin niin syrjäseudun asiakkaiden kuin kotihoidon työntekijöidenkin kokemuksia, sekä neljän maantieteeltään ja väestörakenteeltaan samankaltaisen kunnan kokemuksia kotihoidon palvelujen järjestämisestä virka-ajan ulkopuolella.

Lue selvitys tästä

VASKE mukana Karjalan messuilla

Vaske-hanke osallistuu Karjalan messuille Joensuun Areenassa 8.-10.6.2012 klo 10-18 Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulun sosiaali- ja terveysalan keskuksen hankkeiden esittelyyn.

Tervetuloa kyselemään hankkeen toiminnasta!

Tietoa ohjelmasta ja näytteilleasettajista:
Karjalan messujen nettisivut

Terveiset messuilta :)

Pohjois-Karjalan osion väliarviointiraportti

Tämä väliarviointi keskittyy tarkastelemaan hankkeen Pohjois-Karjalan osion eli käytännössä Lieksan kotihoidon palvelujen kehittämisen kokemuksia. Arvioinnin menetelmällisenä viitekehyksenä on prosessiarviointi ja arvioinnin käytännön toteuttajia ovat olleet Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulun opettajat Kaisa Hiltunen ja Miia Pasanen.

Lue raportti täältä:
Väliarviointiraportti

Tutustu optimointiblogiin

Procomp Solutions on aloittanut optimointiblogin. Tutustu blogiin linkissä:
Optimointiblogi

Optimointituloksista hoito- ja palvelusuunnitelmien tarkastamiseen

Procomp Solutions Oy:n tuotepäällikkö Juha Arola esitteli optimointituloksia 17.1 Lieksan kotihoidon toisessa työpajassa. Toteuma-aineisto kerättiin elokuussa 2011 yhden viikon ajalta. Toteumista käy ilmi hoitajan kunkin työvuoron aikana käymät asiakaskäynnit sekä näiden aikatiedot. Toteutumista koostettiin yhteenvetotiedot työvuorojen ja asiakaskäyntien määrästä, palvelu- ja ajoajasta sekä ajomatkasta. Toteuma-aineistosta oli myös koostettu keskiarvot asiakaskäyntimääristä, kirjausajasta ja palveluajasta/vuoro sekä kirjausajasta/asiakas.

Toteuma-aineistosta koostettu palveluaika/min.

Optimointi tehtiin toteuma-aineistosta generoitujen perioidisuustietojen pohjalta, jotka sisältävät mm. kuinka monta kertaa viikossa ja minkä aikaikkunan sisällä perioidisten tilausten mukainen asiakaskäynti tulee tapahtua sekä kuinka pitkä palveluaika on. Näin saatiin selville perioidisten tilausten toistuvuus ja aikaikkunoiden koko. Perioidisten tilausten pohjalta suoritettiin kaksi eri laskelmaa aluejaon kanssa sekä ilman aluejakoa.

Jarno Väisänen Clients' Finland Oy:stä esitti työpajassa kaksi kysymystä:

1. Miten optimoinnin osoittama potentiaali saadaan käyttöön? 
2. Mitä potentiaalilla sitten tehdään?

Ja ehdotti toimintamallia saada potentiaali käyttöön ja laajempaan arviointiin:

1. Hoito- ja palvelusuunnitelmien tarkastaminen moniammatillisissa tiimeissä.
2. Potentiaalin käyttökohteiden tärkeysjärjestyksen sisältävä toimintasuunnitelma kevääksi 2012.
3. Optimointi hoito- ja palvelusuunnitelmien pohjalta.
4. Lautakuntakäsittelyt; taloudellinen ja toiminnallinen.
   
   Kotihoidossa pidetään tärkeänä hoidon laadun parantamista, mikä tarkoittaa mm. pidempää aikaa asiakkaan luona ruuhkahuippuja vähentämällä (projektiryhmä 20.2.2012).
   

   
   

   

   Seuraava työpaja on 12.6.12 klo 12-15.30 Lieksan kulttuurikeskuksessa Simpauttaja kokoushuoneessa.

Opinnäytetöitä kotihoidosta

Kohti uutta kotihoitoa - Kotihoidon toimintamallin muutos
Lahden ammattikorkeakoulu, Maria Borg, Ylempi ammattikorkeakoulututkinto,  2011

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän peruspalvelukeskus
Aavan koti- ja asumispalvelujen tulosalueella tehtiin vuosien 2007 - 2008 aikana
avopalveluselvitys, jonka mukaan alueen vanhustenhuolto on laitoshoitopainotteista ja kotihoidon palvelujen kattavuus on alhainen. Yksi avopalveluselvityksessä esitetyistä toimenpiteistä oli kotihoidon toimintamallin muokkaaminen sellaiseksi, että henkilöstön työpanoksesta kohdistuisi jatkossa enemmän välittömään asiakastyöhön. (Borg 2011.)

Aavan kotihoidon käytössä olevien tietojärjestelmien kautta saadun tiedon mukaan välittömään asiakastyöhön kuluu hoitajien työajasta noin 30 - 50 % ajasta ammattiryhmästä ja työvuorosta riippuen. Kotihoidon kehittämishankkeessa oli tavoitteena luoda Aavan kotihoitoon sellaiset toimenpide-ehdotukset, joilla mahdollistetaan välittömän asiakastyön lisääntymisen kotihoidossa 70 prosenttiin. Kotihoidon nykytilaa arvioitiin toteutetun työajanseurannan kautta. Borgin raportissa esitetään kolmenlaisia toimenpide-ehdotuksia: 1) teknologian hyödyntäminen, 2) päällekkäisen työn vähentäminen ja 3) asiakkaan osallisuuden parantaminen. Toimenpiteitä on tarkoitus alkaa toteuttaa vuonna 2012. (Borg 2011.)

PARASTA PALVELUA Vanhusten kotihoidon yhtenäinen palvelumalli Kysteri-liikelaitoksen toiminta-alueelle
Savonia ammattikorkeakoulu, Maija-Leena Huuskonen, Ylempi ammattikorkeakoulututkinto, 2010

Opinnäytetyössä kehittämisen kohteena olivat vanhusten kotihoidon palvelut. Tavoitteena oli muodostaa Kysteri- liikelaitoksen alueen kuntiin yhtenäiset palvelujen piiriin pääsemisen kriteerit sekä yhtenäiset palvelusisällöt ja asiakaslaskutusperusteet. Samalla tarkoituksena oli parantaa palveluiden tehokkuuden ja kustannusten vertailukelpoisuutta. Kehittämistyötä ohjaaviksi lähtökohdiksi muodostuivat palvelujen asiakaslähtöisyys ja asiakkaiden yhdenvertaisuus. (Huuskonen 2010.)

Itäsuomalaiset verkostoituivat kotihoidon teknologiaratkaisuissa

Joensuussa järjestettiin 29.11.11 Kotihoidon teknologiset ratkaisut seminaari. Seminaariin osallistui seitsemän kotihoidon teknologisia ratkaisuja tarjoavaa yritystä: ArctiCare Technologies Oy, eHoiva palveluverkko, FastROI Oy,  Luovaliike Oy, Mohinet, Procomp Solutions Oy ja Smartcare Group Oy.

Seminaarissa kuultiin

• Kotihoidon prosesseista tuotantotaloudellisesta näkökulmasta (Johan Groop)
• Kuopion kaupungin kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän hankkimisprosessista (Sari Korhonen)
• Kotkan kaupungin kokemuksia kotihoidon teknologisista ratkaisuista (Anne Heikkilä)
• FastROI Oy:n puheenvuoro Yrityksen näkökulma toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksesta (Risto Jalovaara)
• Procomp Solutions Oy:n puheenvuoro  Yrityksen näkökulma optimoinnin/toiminnan tehostamisen toteuttamiseen (Olli Bräysy)

Seminaarin puheenvuorot on kuultavissa ja katseltavissa seuraavista linkeistä:
seminaarinauhoitus osa1
seminaarinauhoitus osa2

Seminaarin esitysmateriaali on luettavissa täältä:
Hymy-projekti

Seminaarin järjestivät Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu ja Savonia ammattikorkeakoulu (ISAT ja VASKE-hanke), Joensuun kaupunki ja JOSEK Oy (HYMY -projekti).

Optimointi ja kotihoito: metaforana kartta

Näinkin saattaisi päästä perille, mutta... (Kuva ja teksti: Jarno Väisänen)

Yrjölän kotiseututalolle kokoontui lähes 20 Lieksan kotihoidon kehittämisestä kiinnostunutta kotihoidon työntekijää, yrityksen edustajaa, sosiaalijohtaja sekä sosiaali- ja terveyslautakunnan puheenjohtaja.

Optimointitulosten vielä puuttuessa Jarno Väisänen Clients' Finland Oy:stä havainnoillisti monin arkisin esimerkein, miten optimointi toimii. Karttaesimerkeistä ymmärsimme, että kartassa on vain se tieto, mikä sinne on välitetty. Navigaattorissakin voisi olla kaikki hyvät kahvilat ja bensan hinta, mutta karttaan on mahdollista merkitä vain tietyt raja-arvot. Se, mitä tapahtuu ja on raja-arvojen välissä, ei meille kartalta välity. Korkeuskäyrien välissä tai navigaattorissa olevien merkintöjen välissä on tyhjää eli siellä ei ole informaatiota. Kartta ei ole siis yhtä kuin maasto.  Optimointikin ehdottaa raja-arvoja, joiden väleihin toiminta olisi perusteltua jaotella.

Kartta näyttä erilaiselta eri kohdista, kuten seuraavat kuvat todistavat:

Mitä on korkeuskäyrien välissä? (Kuva ja teksti: Jarno Väisänen)

Mitä on korkeuskäyrien välillä? (Kuva ja teksti: Jarno Väisänen)

Lieksan sosiaalijohtaja Soile Syrjäläinen totesi puheenvuorossaan, että Lieksan kaupunki lähti mukaan hankkeeseen pinta-alastaan johtuvien pitkien välimatkojen takia. Lisäksi kotihoidon monimuotoisuuden vuoksi on tärkeää tietää, mitä kentällä tapahtuu, minkätyyppisiä kotihoidon käynnit ovat, mitä osaamista on ja mitä tarvitaan lisää. "Jostakin on lähdettävä liikkeelle, optimointi auttaa yksinkertaistamaan".

Optimointitiedot voivat toimia keskustelun pohjana luottamushenkilöiden, johdon ja kenttätyöntekijöiden välillä - tällä hetkellä strategisen, ei operatiivisen päätöksenteon työkaluna. Päivittäisen päätöksenteon ohjaaminen tai edes neuvominen on toistaiseksi vielä tulevaisuutta.

Keskustelevan työpajan aikana mietittiin, mitä kotihoidossa on jo kehitetty ja mitä kehittämistarpeita on. Toimenkuvia on jo laajennettu eli on lisätty lähihoitajien sairaanhoidollisten töiden osaamista kuten näytteenottoa ja haavahoitoa. Tehtävänsiirtoihin on myös ollut halukkuutta. Lautakunnan puheenjohtaja Risto Jukola muistuttikin, että Lieksassa on aina jaettu osaamista pitkien välimatkojen takia. Mietintämyssyyn jätettiin tammikuulle, mitä muita koulutustarpeita on. Yhdeksi tärkeimmistä asioista nousi syrjäkylien palvelut virka-ajan ulkopuolella. Tähän kaivattiin vinkkejä optimoinnista. Lisäksi mainittiin, että skenaarioiden avulla voidaan kokeilla, miltä näyttää jos aina ei lähdetä ja tulla samasta työpisteestä.

Seuraava skenaariotyöskentelyn työpaja pidetään tiistaina 17.1.2012 klo 12-16 Lieksan kaupungin kulttuurikeskuksessa kokoushuone Simpauttajassa.

 (Työpajatunnelmia välitti Katja Isoaho)

Optimointitiedon keruusta skenaariotyöskentelyyn

Vaske-hankkeessa optimoinnilla haetaan uudenlaisia ratkaisuja sosiaali- ja terveyspalveluiden toimintaympäristön uudistamispaineisiin ja ikääntyvän väestön kasvaviin palvelutarpeisiin. Lieksan kaupungin kotihoito on pilottina mukana tässä kehittämistyössä.  Kehittämistyön yhtenä tarkoituksena on vähentää kotihoidon työntekijöiden matkantekoa ja lisätä aikaresurssia kotihoidon asiakastyöhön eli sitä, että kunnan työntekijät olisivat työajastaan mahdollisimman suuren ajan asiakkaiden eli kuntalaisten luona.

Lieksan kotihoidosta kerättiin optimointia varten tietoja elo-syyskuussa. Tiedonkeruussa saatiin tietoja asiakaskäyntien määristä ja kestoista sekä  matkojen määristä kilometreissä. Seuraavaksi tiedot syötetään  Procomp Solutions Oy:n optimointiohjelmaan, joka tuottaa vaihtoehtoisia skenaarioita palvelujen tuottamiseksi. Todennäköisenä optimoinnin tuloksena on, että kotihoidon työntekijöiden päivittäisten matkojen määrä vähenee. Marraskuussa alkavissa skenaariotyöpajoissa kotihoidon palveluja tarkastellaan samanaikaisesti kustannusten, logistiikan ja järjestämistavan näkökulmista.

Optimoinnista lisätietoa:
Olli Bräysy: Optimoinnin hyödyt kunnallisissa kuljetuksissa ja palveluissa)

Lieksan projektiryhmä palasi kesätauolta

Kotihoidon projektiryhmä kokoontui lomien jälkeen 2.8 klo 13-15 Lieksan kaupunginhallituksen kokoushuoneessa. Aiheina oli optimointia varten tehtävän tiedonkeruun tilanne, Clients' Finland Oy:n konsultin Jarno Väisäsen ajatuksia väljästi asuttujen alueiden palveluiden tilanteesta ja niiden kehittämisestä sekä syksyn aikataulun suunnittelua.

Ensimmäinen skenaariotyöskentelyn työpaja pidetään 1.11.2011 Kotiseututalolla. Työpajan sisältöä suunnitellaan alkusyksyn aikana.

Lieksan kotihoidon projektiryhmä kokoontuu syksyn aikana seuraavasti:
13.9 klo 13-15 (Partalanmäki), 4.10 klo 13-15 (Partalanmäki) ja 17.11 klo 10-12.

Procomp Solutions Oy ja Clients' Finland Oy mukaan Vaske-hankkeeseen

Katso tiedote:

Procomp toteuttaa Vaske-hankkeen optimointikonsultoinnin