Hankkeen kehittämistyössä käytetään apuna logistista optimointia ja skenaariotyöpajatyöskentelyä. Logistisen optimoinnin yhtenä tarkoituksena on mahdollistaa lisääntyvästä työmäärästä selviytyminen nykyisillä resursseilla. Tärkeä tarkoitus asiakkaan näkökulmasta on myös se, että kunnan työntekijät olisivat työajastaan mahdollisimman suuren ajan asiakkaiden eli kuntalaisten luona.
Skenaariotyöpajat
Skenaariotyöskentelyssä tarkastellaan samanaikaisesti kotihoidon palveluiden kustannuksia, logistiikkaa ja järjestämistapaa. Vaikka optimointiohjelma huomioi asiakkaiden tarpeet, kunnan työntekijöiden osaamisen ja maantieteelliset etäisyydet, kaikki huomionarvoinen tieto ei ole mukana tietokoneanalyysissä. Työpajatyöskentelyn aikana skenaarioita voidaan parantaa huomioimalla erilaisia asioita, jotka nousevat kotihoidon arjesta.
Toimintamallissa yhdistyy logistinen optimointi ja skenaariotyöskentely neljässä vaiheessa:
1. Nykytila-analyysi ja tavoitetilan luominen optimointilaskennalla
2. Skenaariotyöskentely: optimointitulokset ja vaihtoehtoiset skenaariot
3. Skenaariotyöskentely: skenaarioiden laskenta ja arviointi
4. Skenaariotyöskentely: skenaarioiden valinta ja käyttöönoton valmistelu
Toimijat koostuvat pääasiassa kunnan työntekijöistä, johtavista viranhaltijoista ja poliittisista päätöksentekijöistä sekä ulkoisista asiantuntijoista (PKAMK, Savonia, optimoinnin ja skenaariotyöskentelyn asiantuntijat). Yksityisiä palveluntuottajia kutsutaan kehittämiskumppanuuteen hankkeen edetessä skenaariotyöskentelyyn.
Toimijat koostuvat pääasiassa kunnan työntekijöistä, johtavista viranhaltijoista ja poliittisista päätöksentekijöistä sekä ulkoisista asiantuntijoista (PKAMK, Savonia, optimoinnin ja skenaariotyöskentelyn asiantuntijat). Yksityisiä palveluntuottajia kutsutaan kehittämiskumppanuuteen hankkeen edetessä skenaariotyöskentelyyn.
1. vaiheessa hyödynnetään optimointilaskentaa nykyisen toimintatavan näkyväksi tekemiseen ja tavoitetilan luomiseen skenaariotyöskentelyä varten. Laskelmassa käytetään taustajärjestelmistä tuotavaa toiminta- ja historiatietoa. Aikataulu: 07/11-01/12
2. vaiheessa laaditaan uusia skenaarioita palvelutoiminnan työn sisällön kehittämiseksi ja tuottavuuden kohentamiseksi. Työskentelyssä luodaan vaihtoehtoisia skenaarioita, joissa nykyisillä resursseilla voidaan järjestää enemmän palveluja toimintojen päällekkäisyyksiä ja toiminnallisia esteitä purkamalla. 01/12-05/12
3. vaiheessa uusia vaihtoehtoisia skenaarioita arvioidaan simulointi- ja optimointilaskennan keinoin kokonaistaloudellisesti toimivien palvelujen järjestämistapojen löytämiseksi. 03/12-08/12
4. vaiheessa kunnallisille viranhaltijoille ja päätöksentekoelimille esitetään tuottavuuden ja työn sisällön näkökulmasta parhaat käytänteet strategisen päätöksenteon tueksi ja käyttöön otettavaksi. 05/12- 11/12
