VASKE-hanke: miksi ja mitä?

Ikääntyminen ilmiönä aiheuttaa sen, että väestön väestöllinen huoltosuhde heikkenee monessa kunnassa nopeasti: veronmaksajat vähenevät samaan aikaan kun vanhenevan väestön määrä ja palvelutarpeet kasvavat. Ilmiö aiheuttaa kuntatalouteen merkittävän haasteen jo tällä vuosikymmenellä (ks. Taulukko 1). VASKE-hanke vastaa haasteeseen yhdellä tavalla:  sen tavoitteena on luoda väljästi asuttujen kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden kehittämiseen uusi toimintojen kehittämis- ja arviointiväline logistisen optimoinnin ja skenaariotyöskentelyn avulla.

Taulukko 1.

Väestöennuste 2009 Väestöllinen (demografinen) huoltosuhde vuosina 2010 – 2040

(Väestöllinen huoltosuhde on alle 15-vuotiaiden ja 65+ vuotta täyttäneiden määrän suhde 15-64 -vuotiaiden määrään, Lähde: Tilastokeskus)

	2010	2020	2030	2040
Lieksa	62,4	101,8	137,1	130,6
Iisalmi	53,4	74,1	88,8	87,1
Kiuruvesi	64,6	83,2	100,9	99,5
Sonkajärvi	60,5	87,9	112,4	111,1
Vieremä	59,4	75,0	86,8	86,2
Pohjois-Karjala	54,2	73,9	88,4	86,1
Pohjois-Savo	54,3	71,8	84,7	84,1
Koko maa	51,6	65,4	73,0	7

Enemmän aikaa asiakkaan kotiin

VASKE-hankkeessa kotihoidon tuottavuutta lähestytään niin, että tuottavuuden ajatellaan kasvavan, kun kotona tapahtuvan asiakastyön määrää kyetään lisäämään. Asiakkaat yleensä toivovat enemmän aikaa ja palvelua, mitä kotihoito kykenee tuottamaan.  Tällä taas on suora yhteys henkilöstön työtyytyväisyyteen: hoitohenkilökunta on motivoituneempaa pystyessään vastaamaan asiakkaan tarpeisiin. Lisääntynyt tuottavuus mahdollistaa asiakastyön laadun kehittämisen. Tämä tapahtuu yhtäältä asiakastyön prosesseja sujuvoittamalla mm. aamupäivän ruuhkahuippuja tasaamalla hoitamalla oikeat asiakkaat oikeaan aikaan sekä toisaalta ns. välillisen työn määrää vähentämällä. Monissa tapauksessa kotihoidon henkilöstön välillisen työn määrä on selvästi varsinaista asiakastyötä suurempi. Välillinen työ kostuu tavallisimmin hyvin sirpaleisesta tehtävien kokonaisuudesta, pitäen sisällään mm. erilaisia valmistelutehtäviä, yhteydenpitoa, organisointia ja matkustusta. Yksi keino vähentää välillistä työtä ovat teknologiset ratkaisut esim. sähkölukkojen ja mobiililaitteiden käyttöönotto.

Lieksassa ja Ylä-Savossa kerättiin viime syksynä tietoa asiakaskäynneistä optimointia varten. Aineistosta käy ilmi hoitajan kunkin työvuoron aikana käymät asiakaskäynnit sekä näiden aikatiedot. Näistä tiedoista  koostettiin yhteenvetotiedot työvuorojen ja asiakaskäyntien määrästä, palvelu- ja ajoajasta sekä ajomatkasta. Optimoitujen tietojen mukaan välillisen työn osuus oli Lieksassa yhden viikon toteuma-aineiston perusteella 56 % ja Ylä-Savossa kahden viikon toteuma-aineiston perusteella 57 %. 

Logistinen optimointi kotihoidon kehittämisessä

Hankkeen kotihoidon kehittämistyössä  yhdistyy logistinen optimointi ja kotihoidon arjen näkökulma. Kehittämistyössä käytrtään apuna logistista optimointia vaihtoehtoisine skenaarioineen ja pilottialueiden eri toimijoista koostuvaa työpajatyöskentelyä. Logistisella optimoinnilla haetaan vaihtoehtoisia malleja tuottaa samalla resurssilla enemmän palveluja. Procomp Solutions Oy:n asiantuntija Olli Bräysyn mukaan työajan seurantaan perustuvan prosessioptimoinnin avulla voidaan nykyisellä henkilöstöllä löytää laskennallisesti lähes kolmannes asiakastyöhön käytettävää työpanosta lisää. Vaikka optimointi-ohjelma huomioi sekä asiakkaiden tarpeet, kunnan työntekijöiden osaamisen ja tietenkin maantieteelliset etäisyydet, kaikki tarvittava tieto ei ole mukana tietokoneanalyysissä. Työpajatyöskentely mahdollistaa tietokoneanalyysiin perustuvan tiedon ja arjen tiedon yhdistämisen. Skenaarioista on keskusteltava yhdessä eri osapuolien kanssa. Tässä hankkeessa keskustelu tapahtuu työpajoissa.

Edellä mainittu Lieksan ja Ylä-Savon optimointi tehtiin toteuma-aineistosta generoitujen perioidisuustietojen pohjalta, jotka sisältävät mm. kuinka monta kertaa viikossa ja minkä aikaikkunan sisällä perioidisten tilausten mukainen asiakaskäynti tulee tapahtua sekä kuinka pitkä palveluaika on. Näin saatiin selville perioidisten tilausten toistuvuus ja aikaikkunoiden koko. Perioidisten tilausten pohjalta suoritettiin kaksi eri laskelmaa aluejaon kanssa (tiimirajoilla) sekä ilman aluejakoa (ei tiimirajoja). Clients’ Finland Oy:n Jarno Väisänen totesi optimointituloksista, että niissä on kiinnostavaa optimoinnin tuottamat vinkit, mistä hyötyjä kannattaisi lähteä etsimään. Optimointi näyttäisi osoittavan, että tiimirajojen poistaminen tuottaa mahdollisuuden uudelleen ohjata kotihoidon resursseja.  Optimointi tsuoritettiin työvuoropohjaisesti, ei kilometripohjaisesti. Työvuorot vähenivät 8,3 % (tiimirajoilla) ja 17,8 % (ilman tiimirajoja).

Hankkeen kehittämistyön tavoitteena on ollut kotihoidon asiakastyön tehokkuuden parantaminen lisäämällä asiakkaan luona vietettävää aikaa. ja työntekijöiden kiireen tunteen vähentämistä. Tavoitteen saavuttamiseksi Lieksan kotihoito on kevään aikana tarkistanut ”aikakriittisesti” tiimien 1 ja 4 asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmat.  Tämä tarkoittaa aamupäivän asiakaskäyntien kriittistä tarkistamista ja siirtämistä muuhun aikaan; vain välttämättömimpien töiden tekemistä aamupäivän aikana. Uusi toimintatapa on jo aloitettu tiimeissä 1 ja 4, joista se levitetään tämän vuoden aikana myös muihin tiimeihin. Samalla on noussut esille ajatuksia pilottien kotihoidon kehittämiseen myös hankkeen jälkeen mm. Lieksassa teknologisten ratkaisujen hankkiminen välillisen työn vähentämiseksi ja pohdintaa siitä, mitä teknologian hankkiminen edellyttää kotihoidon prosesseilta.