Mitä saatiin aikaan ja mitä sitten?

Hankkeen toimintaa ja tuloksia kuvataan julkaisussa

VASKE - Väljästi asuttujen alueiden sosiaali- ja terveyspalveluiden kehittäminen Pielisen Karjalassa ja Ylä-Savossa -julkaisu (toim. Katja Isoaho ja Markku Viita)  

PKAMK:n julkaisuja C:66

Julkaisu tässä 

Hankkeen kehittämisprosessi on ollut yhteiskunnallisesti erittäin ajankohtainen. Hankkeessa tapahtuvan kehittämistyön punaisena lankana on ollut julkisten hoito- ja hoivapalvelujen tuottavuuden parantaminen. Hankkeessa on suunnattu tietoteknistä osaamista palveluiden kehittämiseen yhteistyössä yritysten kanssa. Tuotannollisessa toiminnassa laajasti käytetyn optimoinnin menetelmien tuominen sosiaali- ja terveysalan kehittämistyön välineeksi on vielä harvinaista. 

Hankkeen tavoitteena on ollut uudenlaisen kehittämiskonseptin luominen väljästi asuttujen kuntien sosiaali- ja terveyspalveluiden kehittämiseen ja uudistamiseen. Kehittämiskonseptin tarkoituksena on ollut paitsi löytää keinoja  vastata väljästi asuttujen kuntien vanhuspalvelujen kasvavaan palvelutarpeeseen, myös lisätä hoitajien jaksamista ja viihtyvyyttä työssään. Optimoinnilla on haettu vaihtoehtoisia malleja tuottaa samalla resurssilla enemmän

palveluja.

Hankkeessa luotu uudenlainen monialainen käytännön ja teorian yhdistävä kehittämiskonsepti on sisältänyt keskustelua niin tieteen ja käytännön, teknologian ja hoitotyön kuin työelämän ja koulutuksen välillä. Hankekuntien kotihoidon nyky- ja tavoitetilan sekä tulevaisuuden määrittelyssä on kokeiltu ja testattu optimointimenetelmien ja vuorovaikutuksellisen työpajatyöskentelyn yhdistämistä seuraavalla tavalla:

1.  Optimoinnissa käytetty data kerättiin 2011-2012 kahdesta Itä-Suomen kunnasta, jotka edustavat hyvin harvaan asuttujen seutujen haasteita. Käytännössä keruu sisälsi ensimmäisessä casessa yhden 7-päiväisen viikon sekä hoitosuunnitelmien että niitä vastaavien toteumien keräämisen. Toisessa casessa suunnittelujaksona käytettiin kahta viikkoa. Optimointia varten hoitosuunnitelmista poimittiin potilaiden osoitetiedot, käyntien aikaikkunat ja kestot sekä tieto vaaditusta hoitajan osaamisesta tai mahdollisesta tuplahoitajavaateesta.

2.   Optimointilaskelmat suoritettiin Procomp Solutions Oy:n R² ohjelmalla.

3.  Työpajatyöskentelyssä mahdollistettiin vuoropuhelu tietokonepohjaisten suunnittelutulosten, kotihoidon arjessa toimivien esimiesten ja työntekijöiden ajatusten ja kokemusten sekä muun asiantuntijatiedon välillä.

Työpajojen välillä kehittämistyö ja vuoropuhelu jatkui projektiryhmissä, väli- ja itsearvioinnissa, opetuksessa, opiskelijoiden selvityksissä ja opinnäytetöissä, eri organisaatioiden tapaamisissa, seminaareissa ja tutustumismatkoissa, opiskelijoiden asiakkaille ja työntekijöille tekemissä haastatteluissa ja selvityksissä sekä lopuksi opiskelijoille, työntekijöille, asiakkaille ja ohjausryhmälle tehdyissä arviointihaastatteluissa ja hankkeen julkaisussa. Samanaikaisesti pilottiorganisaatioissa on kehitetty omaa toimintaa ja tapaa tehdä työtä. Optimointitiedonkeruuprosessi, työpajatyöskentely vaihtoehtoisine optimointituloksineen ja kehittämistyö niiden välillä on edistänyt oivalluksia siitä, mitä jo osataan, mistä voidaan luopua, mitä säilyttää ja mitä uutta tarvitaan. Kohtaamisissa oli mahdollista reflektoida kehittämistyön herättämiä tunteita ja ajatuksia, niin innostusta kuin vastustustakin muutostyöhön. Etenkin erilaisilla organisaatioiden rajapinnoilla tapahtuva vuoropuhelu loi kaikille osallistujille mahdollisuuksia uuden oppimiseen.

  

Tiivistelmä hankkeesta syntyneistä tuloksista

Kehittämiskonseptiin on sisältynyt tietokonepohjaista automaattista suunnittelua, optimointia, ja arjen tiedon, asiantuntijatiedon ja tietokoneanalyysiin perustuvan tiedon yhdistävää vuorovaikutuksellista työpajatyöskentelyä.

Optimointitulokset

Hankkeen ytimessä on ollut optimointi, jolla voidaan analysoida sosiaali- ja terveyspalvelujen prosesseja, työntekijöiden liikkumista ja asiakasrajapintaa. Laskelmat pohjautuvat realistiseen malliin, jossa huomioidaan käytännön tekijät ja jonka data pohjautuu huolellisesti kerättyyn toteumatietoon ja todellisiin hoitosuunnitelmiin. Kehitettyjä optimointimalleja on mahdollista soveltaa myös yleisemmin sosiaali- ja terveydenhuollossa. Saadun tiedon pohjalta voidaan hahmottaa erilaisia vaihtoehtoisia malleja, joilla voidaan organisoida sosiaali- ja terveydenhuollon työntekijöiden työtä uudelleen. Malleja ei ehditty kokeilla käytännössä, tämän hankkeen aikana,  mutta sekin on mahdollista.

Saadut optimointitulokset osoittavat, että

• joustavat tiimirajat, hoitosuunnitelmien aikakriittinen tarkastelu, mobiilikirjaaminen sekä suunnittelun oikea jaksottaminen tuovat merkittävää etua, mutta eivät yksin riitä

• hoivapalveluiden tehokkuutta on mahdollista lisätä merkittävästi, jopa yli 60%, huonontamatta palveluiden laatua ja samalla parantaen hoitajien jaksamista työssä.

• tietokonepohjainen automaattinen suunnittelu kykenee saatujen tulosten mukaan rakentamaan huomattavasti tehokkaampia työvuoroja kuin mitä käsin on mahdollista ja nopeuttaa suunnittelua merkittävästi

• Automatisointi nopeuttaa suunnitteluaikaa yli 90 %, joka voi olla 10–20 % työajasta.

• Välitön aika asiakkaalla on mahdollista saada jopa yli 60%:n työajasta, ottaen huomioon kaikki välillinen työ. Lisääntynyt tehokkuus mahdollistaa asiakkaalla vietetyn ajan kasvattamisen ja siten palvelutason parantamisen nykyisestä.

Optimoinnilla voidaan lisätä työhyvinvointia. Optimointiin pohjautuvan tarkan ja nopeasti itseään korjaavan ajankäytönsuunnittelun on Ruotsissa todettu vähentävän kiireen tuntua. Aiemmat tutkimukset osoittavat, että optimoinnin käyttöönotto parantaa hoitajien jaksamista ja viihtyvyyttä työssään sekä yhtenäistää toimintatapoja. Samaan aikaan oikein resurssoidut ja ajallistetut työt, sairaspoissaolojen toimiva käsittely ja poikkeamien huomioonottaminen vähentävät merkittävästi hoitajien kiireen tuntua ja työn rasittavuutta.

Yhteistyö- ja verkostorakenteet: työelämän oppimisverkosto

Hankkeessa on luotu uudenlainen monialainen käytännön ja teorian yhdistävä kehittämiskonsepti yhteistyössä sosiaali- ja terveysalan käytännön, yliopistollisen tutkimuksen, asiantuntijakonsultoinnin ja ammattikorkeakoulun vuoropuheluna: työelämän oppimis- tai yhteistyöverkosto kehittämisprosessin tarpeen mukaan.

Hankkeen tärkeänä antina on ohjausryhmän ja projektiryhmän mukaan olleet erilaiset yhteistyö- ja verkostorakenteet mm. kotisairaalatoiminnan moniammatillinen kehittämisryhmä, jotka ovat vahvistaneet toimijoiden yhteistyötä ja luoneet mahdollisuuksia osallisuudelle. Verkostorakenteet voivat osaltaan turvata hankkeen kehittämistyön jatkumisen. Hankkeessa on luotu vuoropuhelua tehokkuuden ja inhimillisen näkökulman välille; rakennettu uutta ymmärrystä ja ajattelutapaa.

Uutta ajattelua ja uusia kehittämistarpeita

Hankkeeseen osallistuneille eri toimijoille kehittämisprosessi on ulkopuolisen arvioinnin mukaan tuonut uudenlaista ajattelua ja näkökulmaa sosiaali- ja terveyspalveluiden kehittämiseen. Hankkeessa mukana olleet eri toimijat ovat tunnistaneet laaja-alaisesti tulevaisuuden sosiaali- ja terveyspalveluiden kehittämistarpeita, kuten tarpeen suunnitella asiakastyön sisältöä uudella tavalla ja tietoteknisten välineiden hankintaan liittyvä valmistautuminen ja niiden sisältämät hyödyt ja haasteet. Optimointiprosessi nähtiin uudenlaiseksi näkökulmaksi tarkastella työtä sekä tavaksi lisätä kotihoidon osaamista. Optimoinnin pilotointi on tuonut työntekijöille oppimiskokemuksia, joita voi hyödyntää myös laajemmin. Uusi ajattelutapa jää elämään työntekijöiden arkeen ja verkostorakenteisiin.

Uusi tieto ja käytäntö on tuotettu kyseenalaistamalla ja reflektoimalla nykyisiä työkäytäntöjä. Käytännön ja teorian yhdistävä näkökulma, uudenlainen ajattelu, on tuotettu auttamaan käytännön työtä. Arvioinnin mukaan tällainen kehittämisnäkökulma on tuonut uutta ajattelua työn tarkasteluun ja työpäivän suunnitteluun. Mm. asiakaskäyntejä rytmittämällä ja palvelusuunnitelmia päivittämällä aamun kiire on vähentynyt.

Hankkeen vaikutuksesta mukana olleet kunnat ottavat helpommin käyttöön uusia tuottavampia palveluntuotannon tapoja. Se on edistänyt julkisen ja yksityisen palvelutuotannon yhteensovittamista. Alueen kunnissa tiedostetaan tietoteknisten välineiden hyötyjä kotihoidon työprosessien käytännössä sekä näiden hankintaa edeltävät kehittämistarpeet. Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä Tekesrahoitteinen Kotihoito 2020 kotihoidon kehittämishanke ja Lieksassa on suunnitteilla projekti kasvavaan palvelutarpeeseen vastaamiseen monitoimijaisesti.

Vaske-hankkeen loppuseminaari

VASKE -

Väljästi asuttujen alueiden palveluiden kehittäminen -hankkeen loppuseminaari

tiistaina 4.12.2012 klo 12-15.30

Lieksan kaupungintalo, valtuustosali, Rantalantie 6

Savonia, Iisalmen kampus, Haukisaarentie 2

Nauhoitus tässä

Seminaarin ohjelma tässä

Seminaarissa julkaistiin VASKE - Väljästi asuttujen alueiden sosiaali- ja terveyspalveluiden kehittäminen Pielisen Karjalassa ja Ylä-Savossa -julkaisu.

Vaske-hankkeen tuloksia PKAMK:n hankeseminaarissa

Hyvinvointia vauvasta vaariin -

PKAMK:n SOTE-keskuksen hankkeiden yhteisseminaari

Aika: 4.11.2012 klo 10-15

Paikka: PKAMK, sosiaali- ja terveysalan keskus, Tikkarinne 9, pikkuauditorio 

Vaske-hankkeen tuloksia klo 12.30-13.15

Seminaariesitysten nauhoitukset tässä  

Optimoinnin mahdollisuudet kotihoidossa

Olli Bräysy, Procomp Solutions Oy, optimointiasiantuntija

Lieksan kotihoidon kommenttipuheenvuoro

Eila Kärkkäinen, Lieksan kaupunki, vastaava hoitaja

Seminaarin ohjelma tässä

Lieksan kotihoidon viimeinen työpaja

Työpajatyöskentelyn tarkoituksena on ollut käynnistää vuoropuhelua tietokonepohjaisten automaattisten suunnittelutulosten, kotihoidon arjessa toimivien esimiesten ja työntekijöiden ajatusten ja kokemusten sekä muun asiantuntijatiedon välillä. Lieksassa on järjestetty  yhteensä neljä työpajaa.  Työpajojen välillä keskustelua ja kehittämistyötä on jatkettu projektiryhmässä.  

Lieksan kotihoidon viimeisen työpajan aiheena oli Optimoinnin kokonaisuus – kotihoidon erilaiset vaihtoehdot.  Procomp Solutions Oy:n optimointiasiantuntija Olli Bräysy esitteli työpajassa optimointituloksia.

Kotihoidon tulevaisuuden kehittämisen lähtökohtana on, että kotihoito on Lieksassa seuraavina vuosina nopeimmin kasvava palvelualue. Yli 75-vuotiaita on vuodesta 2013 alkaen joka vuosi 40 enemmän verrattuna edelliseen vuoteen. Näistä 40 yli 75-vuotiaasta oletetaan kotihoidon asiakkuuteen tulevan 6 - 8 asiakasta vuodessa.

Hankkeen aikana on keskusteltu paljon siitä, että optimoinnissa kerätään tieto vain asiakkaan luona tehtävästä välittömästä työstä. Pilottikuntien kotihoidossa halutaan jatkossa tietää, mitä muuhun välilliseen työhön sisältyy.  Bräysyn mukaan Vaske-hankkeen optimointitulokset sisältävät välittömän asiakastyön, matka-ajat, kirjaamisen ja tauot. Laskelmat pohjautuvat erittäin realistiseen malliin, jossa otetaan huomioon kaikki käytännön tekijät ja jossa kaikki data pohjautuu huolellisesti kerättyyn toteumatietoon ja todellisiin hoitosuunnitelmiin. Jyväskylän yliopistossa on meneillään kotihoitoa käsittelevä väitöskirjatutkimus, jossa on tehty sekunnintarkka työajanseuranta koko Jyväskylän kaupungin kotihoidon kaikkien tehtävien osalta. Työajanseurannan mukaan edellä mainittu muu välillinen on yhteensä noin 15 % työajasta.

Saadut optimointitulokset osoittavat Bräysyn mukaan, että joustavat tiimirajat, hoitosuunnitelmien aikakriittinen tarkastelu, mobiilikirjaaminen sekä suunnittelun oikea jaksottaminen tuovat kotihoidon organisointiin merkittävää etua, mutta eivät yksin riitä. Tietokonepohjainen automaattinen suunnittelu kykenee saatujen tulosten mukaan rakentamaan huomattavasti tehokkaampia työvuoroja kuin mitä käsin on mahdollista ja nopeuttaa suunnittelua merkittävästi. Automatisointi nopeuttaa yleensä yli 90 % suunnitteluaikaa, joka voi olla 10-20 % työajasta. 

Optimointiin pohjautuvan tarkan ja nopeasti itseään korjaavan ajankäytönsuunnittelun on Ruotsissa todettu vähentävän kiireen tuntua. Optimointi myös mahdollistaa enemmän aikaa asiakkaalle. Lisäksi aiemmat tutkimukset osoittavat, että optimoinnin käyttöönotto parantaa hoitajien jaksamista ja viihtyvyyttä työssään.

Projektiryhmä- ja työpajakeskusteluissa on kevään aikana korostunut työntekijöiden näkemyksenä se, ettei tiimirajojen poistaminen voi olla asiakkaan edun mukaista, koska tällöin työntekijä vaihtuisi useammin. Uusi työntekijä ei tunne asiakasta eikä tiedä, missä tavarat ovat. Tuttu hoitaja luo asiakkaalle turvallisuuden tunnetta. Bräysyn esityksessä puolestaan todettiin, että toimialueiden purkamisella on pääsääntöisesti vain kertavaikutus ja että tutun hoitajan tarve huomioidaan optimoinnissa.  

Optimointituloksista voi lukea lisää hankkeen 30.11.2012 julkaistavasta julkaisusta VASKE - Väljästi asuttujen alueiden sosiaali- ja terveyspalveluiden kehittäminen Pielisen Karjalassa ja Ylä-Savossa. 

Tuloksia esitellään myös 14.11.2012 Joensuussa PKAMK:n Hyvinvointia vauvasta vaariin hankeseminaarissa klo 12.30-13.15 ja 4.12.2012 Iisalmessa ja Lieksassa Vaske-hankkeen loppuseminaarissa klo 12-15.30.